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ドキドキとワクワクと

Excelのショートカットキーを5段階のレベル別にまとめてみた

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Excel系の記事とか書籍って今も昔も常に一定のニーズがあるようで、いろんなところで量産されまくっていますよね。特にショートカットキー。書き手のスキルを問わず、どんな人にでも執筆できる内容なので、各所で書かれまくっているような印象を持っています。

中でも、ビジコンや外銀のような短期間で大量のアウトプットをしなければならないような業界にいる人の記事は人気です。

こういった業界では、マウスを使うことは基本的にはありせん。キーボードだけでほぼすべての操作が完結するよう、ジュニアの年次のうちから徹底的に叩き込まれていきます。叩き込まれる・・というよりも、そうでもしないと帰宅できない(=業務が回らない)ので、皆自然と覚えるという事情もありますね。

 

ただですね、いろんな記事の中で、たくさん列挙されるショートカットキーのうち、
・絶対に覚えていないといけないレベルのものは何で、
・覚えていると差がつけられるレベルのものは何で、
・重要性は高くは無いができれば覚えられると望ましいレベルのものは何で・・
みたいなメリハリってなかなかつけずらいのではないでしょうか。

 

例えば50個くらい「外資コンサルの必須excelショートカット」を並べられたところで、一体何から手をつけたらいいか、新入社員や学生の方はとくにわかりづらいと思います。わたし自身そうでした。

 

ということで、ある程度恣意的にですが、ざっくり区分してみました。

以下、レベル別に分けてあります。エクセルに堪能な方から見ると何言ってるんだこいつ?っていうこともあるかもしれないのですが、あくまで一意見ということで大目に見てやってください。

 

[:contents]  

Level 0:覚えてないと話にならないレベル

・学業でexcelを使用したことのある高校生・大学生であれば大体知っているもの

・新入社員1年目でも当たり前に覚えているもの(というか覚えていないとやばい。スタートラインにすら立っていない)

・覚えていなかったら即刻頭に叩き込まなきゃ、パソコン音痴のレッテルすら貼られてしまうような次元のもの

<超絶基本操作>

Ctrl + C:選択されたセルをコピー

Ctrl + X:選択されたセルを切り取り

Ctrl + V:選択されたセルを貼り付け

Ctrl + S:作業中のファイルを上書き保存

 

Level 1:新入社員研修が終わるころには大体みんな把握しているレベル

・OA研修とかで教えられることを普通に聞いていれば、特に意識しなくても以下ぐらいは誰しも大体覚えているもの

・ここまで覚えておけば取りあえずスピード的にもさほど支障なく業務に臨めはする・・といった水準のもの

<基本操作>

Ctrl + Z:直前の操作を元に戻す

Ctrl + Y:直前の操作を繰り返す

Ctrl + F:文字列検索の画面を表示する

Ctrl + A:ワークシート全体を選択する

Ctrl+P :印刷をする

 

Level 2:1年くらい仕事をする頃には特別なことをしなくても自然と覚えているレベル

・1年程、業務にあたっていれば何の努力をしなくても自然とこのあたりまでは覚えているであろうもの

<移動の操作>

Enter:セルの下↓に移動する 

Tab:セルの右→に移動する 

 

<選択の操作> 

F2:セルを編集する

ESC:作業をやめる

  

Level 3:業務効率化を意識していれば数年以内に自ずと覚えるレベル

・ただ業務に臨むだけではなく、ショートカットキーを覚えながら業務を効率化することに"意識さえ向けている"人であれば大体覚えているメジャーなもの

※このあたりからShiftキーも使ったショートカットのバリエーションが増えてきます。

 

移動や選択の仕方がより効率的になり、

<効率的な移動の操作>

Shift+Enter:セルの上↑に移動する

Shift+Tab:セルの左←に移動する 

Ctrl + Home:ホームポジション(A1セル)へ移動
Ctrl + ←/↑/→/↓:データ入力の最初もしくは最終の行/列へ移動 

 

 <効率的な選択の操作>

Shift+↑↓←→ :選択範囲を上、下、左、右に拡張する

 

文字入力や書式設定もボタン一発で済ませるようになります。

<文字入力の操作>

 Ctrl + D:上のセルをコピーする

Ctrl + H:文字列置換の画面を表示する

Ctrl + "+":今日の日付を入力
Ctrl + "*":現在の時刻を入力 

   

<書式設定の操作>

Ctrl + B:選択したセルの文字を太文字にする

Ctrl + U:選択したセルの文字に下線を引く 

Ctrl + I:選択したセルの文字に斜体をかける 

 

Level 4:Excel操作のスピード感が求められる職場の標準的なレベル

Excel操作のスピード感が求められるコンサルファーム、外銀、事業会社の経営企画、マーケティング、経理部門などを想定。

・大体みんなこのあたりまでは覚えているのではないかというザックリの見立てのもの

※このあたりのレベルの人が別の職場に行くと、多少気持ち悪がられることもあります。

 

シートをまたいだ移動もマウスを使わず一発で行います。複数シートをまたいだ処理をすることが多いためです。

<シートをまたいだ移動の操作>

Ctrl + PgUp:シート切り替え(前のシートへ)
Ctrl + PgDn:シート切り替え(次のシートへ)
Shift + F11:新しいワークシートを挿入

 

行と列の選択もキーボードだけで完結させます。数表をいじることもともかく多いので、いちいちマウスなんて使っていられません。

 <行と列の選択の操作>

Ctrl + Space:列全体の選択
Shift + Space:行全体の選択

Ctrl + Shift + “+”:行/列の追加

 

書式設定も細かく行うことが多いのでショートカットキーを暗記します。

<ワンランク上の書式設定の操作>

Ctrl + 1:書式設定の画面を表示する 

 

扱うデータも複数あるので、開いたり閉じたりが頻発します。が、こんなことに時間をかけていられません。ファイル操作に関するショートカットキーも重要です。

<ファイルの操作>

Ctrl+N :新規に作成する

Ctrl+W :現在のワークシートを閉じる

Ctrl+O :ファイルを開く

F12:名前をつけて保存

 

それと、ALT。一般的な認知率は低いですが、前述のような職種だと、多くの人が知っています。

<ALT操作>

ALT + H + H /  ALT + F + C  など使用頻度の高いもの

 

 

Level 5:Excel操作のスピード感が求められる職場の上位レベル

・あまりメジャーではないものの、知る人は知っているもの

※正直Level4との差が曖昧で、前述のような職場であれば、このあたりも含めて全部知っている人も多くいるとは思います。

<データの操作>

Ctrl + Shift + @:数式をセルに表示する

Ctrl +T:選択した範囲にテーブルを設定する

Alt + Shift + =:オートサムを実行する 

Shift + F2:選択したセルにコメントを挿入

 

<ワンランク上のコピペの操作>

 Ctrl + Alt + v:形式を選択して貼り付け

 

ALTは覚えようと思えばいくらでも覚えられます。 

<ALT操作> 

主要ではないALT操作も網羅し始める

 

F1キーを押すとヘルプが表示されるのですが、こいつが実はなかなか曲者です。

時折ではあるのですが、キー入力を急いで行うと、誤ってF1キーを押してしまい、余計な時間を取られる・・というイライラする事態があります。

もしかしたら経験のある人もいるかもしれませんが、こういったことを煩わしく思う人の中にはF1キー自体を取ってしまう人もいます。

<その他>

F1キーを物理的に引っぺがす

 


以上です。

そんなにExcel使わない人でも、普通にやってれば数年以内にlevel3まではいけると思います。 よほど工夫しようとする姿勢が無ければ別ですが。

なので、この中でも1番の優先度はやっぱりALTですね。過去記事にも書きましたが、これだけは意識的にやらないと絶対に覚えられません。